2020年の新型コロナウイルス感染症拡大と比例して、企業でもリモートワークが格段に増えました。
日本政府もデジタル庁を新設し「脱ハンコ」を推進しています。
このような社会の変化が後押しして、急速に拡大しているのが「電子契約」です。
当社でも産廃処理やCSR経営サポートの業務委託契約で推進しています。
今回はそんな話題の「電子契約」について解説致します。
電子契約とは？
そもそも「契約」とは、口頭であっても双方の合意があれば契約として成立します。
その証として、契約の内容を表示した文書に契約当事者同士で署名や記名押印されたものが契約書になります。
電子契約とは、この署名や記名押印による書面契約を電子的に行うもので、
電子文書に電子署名を行うことで契約を締結し、それを電子データで保管しておく契約方式のことを言います。
電子契約に関わる法律
産廃処理委託に関する電子契約は、以下の3つの法律が詳細を定めることで成り立っています。
①電子署名法
・正式名称「電子署名及び認証業務に関する法律」
・2001年4月施行
・電子署名が、署名や押印と同等の法的効力を持つことを定めた法律。
②IT書面一括法
・正式名称「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」
・2001年4月施行
・書面の交付や書面による手続きを義務付けている法律について、送付される側の同意を条件として、書面の交付に変えて、電子メールやFAXなどの電子的手段を利用することを認めている法律。
③e-文書法
・「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称
・2005年4月に施行
・商法や税法で保管が義務付けられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存を認めている法律。
この各種法律で定められている通り、
書面で締結を義務付けられている産業廃棄物処理委託契約も、電子契約での対応可能となっています！
電子契約の2大メリット
急速に普及している電子契約ですが、何より契約当事者にとって大きな2つのメリットがあることが最大の普及要因だと感じています。
メリット1：とにかく早く締結できる
書面による契約締結の場合、このような流れで結んでいきます。
契約書原本を郵送して捺印を進めていくため、物理的な移動の時間がかかりますね。
これが、電子契約になると…
それぞれが電子データにアクセスして電子署名をしていくため郵送は不要！即日締結も可能です。
メリット2：収入印紙や郵送などのコスト削減
・書面の契約書は、その内容や契約金額に応じて収入印紙の貼付が必要ですが、電子契約の場合は不要に
・インターネット上で契約手続きを進めていくため郵送にかかるコストも削減
・書面の契約書に比べると契約ステップが減るため業務効率も上がり、事務コストも削減
様々な面で今までやっていた行為が不要になるためコスト削減に繋がります！
産業廃棄物処理委託契約における電子契約のポイント
実際に電子契約を導入していくには、以下の3つのポイントをまず抑えて準備することをオススメ致します。
ポイント1：電子契約を想定した表現になっているか
よく契約書の最後にこのような文言があると思います。
「本契約の成立を証するために本書2通を作成し、甲、乙は各々記名押印の上、各1通を保有する。」
これは書面契約を行う際の表現であり、電子契約にあたっては表現を変える必要があります。
電子契約導入に向けては、通常使用している契約書の内容を確認して適宜変更していきましょう！
ポイント2：電子契約の場合の決裁ルールが定まっているか
書面の場合、社内で契約書への署名・押印を行う方が定まっていたり、押印に向けた決裁ルールがあると思いますが、電子契約でも同じです。
誰が電子データの内容をチェックして電子署名を行うのか、
今度は紙面ではなく電子メール等で回覧・承認されていきます。
使用するソフトの特徴も踏まえて、電子契約バージョンの決裁ルールも定めましょう。
ポイント3：電子契約にて締結したデータの管理ルールが決まっているか
書面の場合は、「契約書ファイル」などで締結中の契約書や契約締結後の保存中の契約書などで保管していると思いますが、
電子契約の場合、締結後も電子データとして保管していきます。
どの環境でどう保管をしていくか、改めて管理ルールと社内周知を行いましょう。
Green propは電子契約に対応しています！
Green propでも、スピードある契約締結やコンプライアンス遵守、資源の有効活用を目的として電子契約を導入しています。
当社で使用しているのは「CLOUD SIGN（クラウドサイン）」というソフトです。
このソフトは、
・Green propが加入しているので契約締結するお客様等は加入が不要
・インターネット環境とメールアドレスがあればパソコンでもスマホでも締結可能
・会社アカウント管理ができ社内の様々な契約に対応可能
と、電子契約においてトップランナーであるソフトとして信頼と実績があります。
事務コストの削減にも繋がりますので、気になっている方は是非「電子契約」をご検討ください。
時代に合わせた契約管理スタイルを作っていきましょう！
